Сессия

Для оформления итогов сдачи зачетов и экзаменов студентов с помощью информационной системы «Электронный университет» формируются групповые зачетные и экзаменационные ведомости, а также, в случае необходимости, индивидуальные ведомости (направления) на отдельного студента.

Ведомости формируются заместителями декана по курсам, либо уполномоченными работниками деканатов, имеющими соответствующие пароли доступа в информационную систему. Сформированные групповые ведомости передаются на соответствующие кафедры, участвующие в проведении сессии, а индивидуальные ведомости — конкретным студентам.

Групповые зачетные ведомости с итогами сдачи возвращаются кафедрами в деканаты до начала сдачи экзаменов и вводятся в информационную систему заместителями декана или уполномоченными работниками деканата с помощью поточных сканеров. Групповые экзаменационные ведомости возвращаются кафедрами с итогами проведенных испытаний в день экзамена. Не позднее следующего дня работники деканата вводят экзаменационную ведомость в систему «Электронный университет» с помощью поточных сканеров. Индивидуальные направления должны быть возвращены в деканаты в день сдачи зачета или экзамена и не позднее следующего дня введены в информационную систему. Таким образом, в ней формируется база данных по электронному сопровождению сессии.

Задача автоматизации процесса ввода информации с бумажных носителей в базу была успешно решена с помощью технологии ABBYY. Были разработаны машиночитаемые ведомости, где для каждого студента предусмотрена отдельная строка, в которой и проставляются все отметки преподавателей. Затем ведомости передаются в деканат. Сотрудники деканата вставляют пачку ведомостей в поточный сканер и запускают программу «Автоматизированный ввод ведомостей». После процесса сканирования и распознавания, данные отправляются на сервер, в информационную систему «Электронный университет». Таким образом, проект позволил существенно снизить трудоемкость процесса ввода ведомостей, сократить время обработки информации и количество ошибок при вводе.

В настоящее время осуществлен переход к полномасштабному сопровождению учебного процесса всего ВУЗа через систему «Электронный университет». Появилась возможность и необходимость в накоплении и анализе статистических материалов, необходимых каждой кафедре, куратору, декану, заместителю декана, методическим комиссиям и другим структурам для управления процессом обучения и повышения его качества.

Создание и заполнение ведомостей

Подсистема формирует зачетные, экзаменационные и индивидуальные направления ведомости. Все документы имеют уникальный номер, по которому осуществляется их поиск.

Для формирования зачетных и экзаменационных ведомостей выбирается учебная группа из структуры учебных групп ВУЗа. Подсистема сопровождения зачетной и экзаменационной сессии автоматически присоединит перечень предметов из учебного плана образовательной программы, по которой учится группа и проводится итоговая аттестация в виде зачета или экзамена.

Подсистема позволяет создать одну или несколько ведомостей сразу.

Ведомость имеет дополнительные графы для служебных пометок. Это позволяет вводить ведомости, как в ручном режиме, так и в автоматизированном через поточный сканер.

Для ручного ввода оценок, полученных студентами на экзамене или зачете, в электронную версию ведомости служит экранная форма.

Вводится также дата экзамена и фамилия преподавателя. После сохранения ведомости в информационной системе она помечается как закрытая. Всегда можно проверить соответствие бумажной версии и электронной на идентичность.

При сохранении ведомости автоматически выписываются индивидуальные ведомости (направления) студентам, получившим неудовлетворительные оценки, а также не допущенным к сдаче или не явившимся на сдачу экзамена.

Подсистема позволяет формировать индивидуальные ведомости для одного студента.

Контроль движения экзаменационных ведомостей

Подсистема контролирует количество выданных экзаменационных ведомостей на текущий период и их состояние:

• Количество выданных ведомостей.
• Количество закрытых ведомостей.
• Количество незакрытых ведомостей.

Приведенные сведения позволяют оценивать динамику и активность проведения сессии по каждому факультету, курсу, по читающим кафедрам. Можно получить более детальную информацию по всем кафедрам и дисциплинам.

Контроль результатов сдачи зачетов и экзаменов

Зачетную и экзаменационную сессию проводят с помощью подсистемы сопровождения зачетной и экзаменационной сессии, которая в конечном итоге, регистрирует академическую успеваемость студента по дисциплинам учебного плана. Результаты сессии записываются каждому студенту в его персональную учетную карточку. Итоги аттестации по сессии становятся доступными для просмотра через сервисы информационной системы «Электронный университет».

Подсистема позволяет получать и формировать различные данные по результатам сессии.

Контроль за общими результатами сессии

Подсистема сопровождения зачетной и экзаменационной сессии позволяет получить списки неуспевающих студентов на любой момент проведения сессии.

Формируемый список студентов, имеющих задолженности, разбит по курсам и группам. Для каждого студента указывается количество долгов. В списке значком отмечаются студенты на платной форме обучения.

Системой предоставляется ряд дополнительных возможностей:

• получение задолженности по предметам и формам сдачи дисциплины;
• отсортировать список студентов по количеству задолженностей;
• выделить задолженности по курсовым работам, зачетам, экзаменам;
• выделить студентов бюджетной и платной основы обучения, имеющих задолженности;
• отсортировать студентов, имеющих задолженности, по курсам или по кафедрам.

Кроме выдачи общего числа студентов, имеющих задолженности, подсистема сопровождения зачетной и экзаменационной сессии позволяет анализировать причины задолженностей в абсолютном и в процентном соотношениях: недопуск деканатов (Д); недопуск кафедры (ДК); неявок (Н/Я); незачетов/неудовлетворительно (незач/неуд).

Отдельная функция позволяет сгруппировать задолженности по отдельным дисциплинам.

Подсистема сопровождения зачетной и экзаменационной сессии позволяет сформировать и распечатать учебные карточки студентов, в которых отражены результаты прошедшей сессии. Эти карточки вшиваются в личное дело студента. Кроме оценок в карточке приводится количество учебных часов по каждой дисциплине.